Essere sempre connessi può sembrare fondamentale per avere successo sul lavoro, ma non staccarsi mai dalla rete può finire per compromettere la tua produttività.
E-mail che arrivano senza sosta ogni secondo, notifiche continue, aggiornamenti sui nuovi progetti da parte dei colleghi: è facile sentirsi sopraffatti. Come si fa a rimanere concentrati e a mantenere una mente creativa e aperta quando ci sono così tante cose da fare e la pressione a non staccarsi mai dal lavoro è così forte?
"Ways We Work" è un progetto dedicato a mettere in luce le difficoltà e le soddisfazioni del lavoro che ti sta a cuore. Concentrandosi in particolare su chi opera nei settori creativi e tecnologici, Amandah Wood e Matt Quinn collaborano per scoprire cosa motiva le persone in una vasta gamma di professioni.
In collaborazione con Ways We Work, abbiamo raccolto alcuni consigli su come massimizzare la produttività sul lavoro senza rinunciare alla creatività. Questi quindici progettisti tra cui professionisti di Facebook, Google, Instagram e Mozilla, oltre a liberi professionisti e imprenditori.
Continua a leggere per scoprire i loro consigli su come gestire un numero eccessivo di e-mail, mantenere la concentrazione mentre si lavora da casa, trarre il massimo dalla procrastinazione e altri suggerimenti per rendere la giornata lavorativa migliore e più produttiva.
1. Scrivete e-mail concise
Oltre a collaborare con il blog di design Design*Sponge, Sabrina Smelko è un'illustratrice e designer freelance. Distinguere chiaramente tra orario di lavoro e tempo libero può risultare complicato quando si devono conciliare più ruoli professionali.
In passato, Smelko rispondeva alle e-mail solo durante l'orario di lavoro, facendo del suo meglio per fornire risposte dettagliate e ponderate. Tuttavia, si rese conto che questo portava rapidamente ad un accumulo di e-mail rimaste senza risposta.
Ora si concede “il permesso di rispondere semplicemente: ‘Ehi, ci penso io, ti farò sapere quando verrà pubblicato o ti comunicherò la data di pubblicazione’”.”
Smelko afferma: “Credo che lo strumento più efficace e utile a tal fine sia stato inserire una firma sul mio dispositivo mobile che recita: ‘Inviato dal mio telefono, scusate la brevità’. Questo mi ha permesso di rilassarmi”.”
2. Avere conversazioni autentiche
Shaun Tollerton è un designer presso ustwo. Sa bene quanto possa essere stressante stare al passo con le e-mail. Non importa quante risposte si inviino, a volte sembra impossibile riuscire a svuotare completamente la casella di posta in arrivo.
“Adoro avere la ‘casella di posta a zero’”, dice Tollerton. “Mi agito un po” quando il numero di email non lette supera le dieci. Cerco di rispondere il prima possibile, ma ci sono altre soluzioni che trovo utili. Avere conversazioni dal vivo il più spesso possibile riduce la necessità di ricorrere alle email. Anche Slack mi ha aiutato molto, perché mi permette di chattare con il team con cui sto lavorando al momento, inviare messaggi direttamente alle persone e avere conversazioni generali quando necessario». La comunicazione tra colleghi non si limita alle e-mail.
3. Passare alla modalità offline
Aarron Walter, vicepresidente responsabile della formazione nel campo del design presso l'app di design InVision, svolge il suo nuovo incarico da remoto. Lavorare fuori dall’ufficio significa trovare nuovi modi per mantenere alta la motivazione.
“Quando ho bisogno di concentrarmi ed essere davvero produttivo, spengo semplicemente Internet”, dice Walter. “Probabilmente è lo strumento migliore per me: il pulsante di spegnimento. Al mattino sento il bisogno di controllare la posta elettronica, ma mi rendo conto che farlo mi rende molto meno creativo e produttivo. Cerco invece di controllarla alla fine della giornata, perché è al mattino che ho la mente più lucida. Se la ingombro con tutti questi stimoli diversi, è difficile essere produttivo.”
4. Sviluppare delle abitudini
Geoff Teehan, direttore del design di prodotto presso Facebook, ritiene che sviluppare delle abitudini per crescere sia fondamentale.
“È facile adagiarsi e diventare compiacenti”, dice Teehan, “ed è proprio in quel momento che si smette di crescere o ci si ritrova in situazioni tutt’altro che ideali. Ora credo fermamente nell’importanza di creare delle abitudini. È così che ho dato una svolta completa alla mia salute e ho cambiato il mio modo di lavorare. Mi impegno a fare qualcosa per sessanta giorni di fila in modo che diventi un’abitudine: è più o meno il tempo che ci vuole per creare un’abitudine”.”
Teehan sottolinea inoltre l’importanza di utilizzare liste e di avere aspettative realistiche. “Non ho una lista delle priorità lavorative e una delle priorità personali”, afferma, “ho un’unica lista e assegno una priorità a ogni cosa. Che si tratti di una telefonata, di organizzare una riunione, di una questione relativa alle assunzioni, di redigere una relazione, di prenotare la manutenzione dell’auto… Tutte queste cose sono nella lista. La consulto ogni singolo giorno e decido cosa porterò a termine”.”
5. Fatti sentire con forza
Fondazione Mozilla La direttrice creativa Cassie McDaniel è una designer lungimirante che, insieme al marito, ha creato la piattaforma Donne e tecnologia per mettere in luce i risultati raggiunti dalle donne nel settore tecnologico.
McDaniel ritiene che esprimersi sul posto di lavoro sia importante. “È importante difendere se stessi e avere un’opinione”, afferma. “Queste sono le cose più importanti. Soprattutto per le donne, che trovo siano un po” più pacate nel parlare, oppure non vengono ascoltate la prima volta e quindi non si ripetono mai». Succede anche agli uomini, senza dubbio. E ovviamente non dipende solo da loro: siamo tutti responsabili di una cultura sistemica che privilegia le voci forti rispetto a quelle più sommesse, ma proprio queste ultime devono fare la loro parte per uscire dalla propria zona di comfort».”
6. Distinguere la sfera personale da quella professionale
Sanja Čežek è designer, art director e cofondatore di Fuchs+Dachs.
“Molti dei migliori consigli che ho ricevuto provengono da mio padre”, afferma Čežek. “Mi diceva sempre: ‘Quando vieni al lavoro, chiudi la porta. Tutti abbiamo dei problemi, ma quando vieni al lavoro chiudi quella porta che separa la vita privata e apri quella del lavoro’”.”
7. Gestione quotidiana dei progetti
Emily Haasch è il capo progettista di Oggetti elettrici, azienda che produce schermi che consentono nuovi modi di esporre l'arte in formato digitale. Prima di lavorare per EO, Haasch era capo progettista del famoso gioco "Cards Against Humanity".
Haasch ha scoperto che lavorare come lead designer richiede la capacità di svolgere più attività contemporaneamente e di verificare quotidianamente lo stato di avanzamento di tutti i lavori in corso. “È importante dedicare ogni giorno un po” di tempo alla gestione rapida dei progetti“, afferma Haasch. ”Di solito, dedico la prima mezz’ora della mia giornata ad allontanarmi da tutto e a passare in rassegna i miei compiti per la settimana in corso e per quella successiva, individuando eventuali conflitti, le e-mail che devo inviare, i brief su cui mi servono ulteriori informazioni, i freelance con cui devo coordinarmi e altre questioni amministrative.»
8. Inizia in modo semplice
Huda Idrees è a capo dei team di prodotto e di progettazione presso una piattaforma online di gestione del portafoglio azionario Wealthsimple.
Huda afferma che quando i suoi team lavorano a nuovi progetti di design, “cerchiamo di pensare al primo passo che possiamo compiere per raggiungere il nostro obiettivo. Sviluppiamo una versione il più semplice possibile di un processo o di un prodotto e partiamo da lì per iterare. Questo ci ha aiutato moltissimo. Ci ha permesso di portare i prodotti sul mercato molto rapidamente. Cerco di applicare questo modo di pensare a tutto ciò che faccio. Ad esempio, se c’è qualcosa di incerto o mi sento davvero sotto pressione dal punto di vista del design, cerco di pensare al primo passo che posso compiere”.”
9. Riservarsi del tempo
Matt Quinn è una designer di prodotti digitali e una fotografa. Lavorare come freelance significa doversi organizzare autonomamente gli orari, e Quinn sottolinea quanto sia fondamentale una gestione efficace del tempo per raggiungere il successo.
“Creare blocchi di tempo è il mio modo per mantenere l’equilibrio”, afferma. “A ogni blocco corrispondono attività diverse. Di solito inizio la giornata con un breve blocco da dieci a 60 minuti dedicato alle e-mail e alle attività amministrative. Poi, a seconda del progetto su cui sto lavorando, dedico un lungo blocco da quattro a sei ore alla programmazione o alla scrittura. Cerco di rimanere concentrato sull’attività da svolgere all’interno di quel blocco di tempo.”
“Durante i blocchi di lavoro tengo il telefono davanti a me”, aggiunge Quinn, “e se un messaggio è abbastanza importante da distrarmi, mi interrompo, ma nella maggior parte dei casi prendo mentalmente nota dell’e-mail e rispondo solo quando ho terminato il blocco in corso. Il più delle volte gestisco questo processo mentalmente ed è piuttosto spontaneo, in base alle priorità della giornata. Quando le cose si fanno un po” frenetiche, uso Google Calendar come supporto per non perdere il filo. Non funziona sempre, e in quei casi prendo semplicemente le cose come vengono.”
10. Non perdere di vista l'obiettivo
Sebastien Gabriel lavora per Google come designer per il Chrome team. Dato che Chrome è noto per la sua efficienza, non sorprende che anche il consiglio di Gabriel sia semplice ma efficace:
“Vai al sodo”, dice. “Questo vale per tutto. A un certo punto devi semplicemente ottimizzare tutto ciò che fai o dici per arrivare al sodo. Tutto il resto è solo rumore di fondo. È un concetto che ho trovato utile sia per quanto riguarda le e-mail che il design. Si applica molto a ciò che facciamo sia nell’ambito dell’UX che dell’UI: andare al sodo è qualcosa che dovremmo sempre tenere a mente. Non pensare al di fuori del tuo obiettivo.”
11. Procrastinare in modo produttivo
Chantal Jandard è una designer UI/UX il cui miglior trucco per risparmiare tempo consiste nell’utilizzare i momenti di procrastinazione per svolgere attività produttive. A volte è davvero necessario prendersi una pausa dal progetto su cui si sta lavorando, ma questo non significa per forza guardare video su YouTube senza uno scopo preciso o scorrere il feed di Facebook.
“Invece di controllare Instagram per la millesima volta, prendo la mia lista delle cose da fare e mi costringo a fare qualcos’altro che c’è scritto lì, invece del compito che sto svolgendo”, dice Jandard. “Almeno si porta a termine qualcosa di utile”.”
Prendersi una pausa dal lavoro su cui stai lavorando può essere utile quando ti trovi in difficoltà con un compito complesso, quindi non sentirti in colpa se ti concedi queste pause. Approfittane semplicemente per portare a termine altri obiettivi importanti.
12. Chiedi aiuto quando ne hai bisogno
Ken Wong è capo progettista e artista presso ustwo, lo studio che ha realizzato il gioco di successo per iOS La Monument Valley. Wong sa per esperienza diretta che la progettazione e lo sviluppo dei videogiochi possono richiedere una notevole capacità di risolvere i problemi. Poiché i progettisti come lui tendono a lavorare in piccoli team, il rapporto che instaurano con i colleghi è fondamentale per il successo del prodotto finale.
Wong sottolinea l’importanza di chiedere aiuto ai colleghi quando necessario, specialmente quando si lavora a nuovi progetti difficili. “L’anno scorso, in particolare, è stato davvero duro”, racconta. “Il progetto di realtà virtuale a cui abbiamo lavorato, Lands End, sembrava una sfida dopo l’altra. C’erano difficoltà tecniche, personali, oltre che relative alla grafica e al design. La situazione ci opprimeva; il morale era davvero a terra. Ma ce l’abbiamo fatta, un passo alla volta.”
“Chiedere aiuto è utile”, dice Wong. “Quando non sai cosa fare, o sai cosa fare ma è davvero difficile, basta chiedere a un altro membro del team: ‘Ehi, cosa ne pensi di questo? Sto affrontando questo problema ed è difficile, e mi sta creando non poche difficoltà.’ A volte basta parlarne con un membro del team per sbloccare la situazione, per così dire.”
13. Esci dalla tua zona di comfort
Nathan Garvie è designer presso Facebook. Gravie ha avuto una carriera in rapida evoluzione e in continua crescita come designer e, presso Facebook, ricopre un ruolo a metà strada tra quello di product designer e quello di lead designer.
“Da quando mi sono laureata, ho sempre cercato di concentrarmi sull’affrontare le cose che mi spaventano”, racconta Garvie. “Quando facevo i colloqui di lavoro, c’erano aziende in cui mi sentivo intimidita e altre in cui non lo ero, e di solito questo è un buon indicatore del fatto che il tuo istinto ti sta dicendo che è qualcosa che dovresti perseguire.”
Provare un po’ di timore di fronte a una nuova opportunità o a una nuova posizione può significare che vale davvero la pena provarci: a volte fa bene uscire dalla propria zona di comfort.
14. Sii ottimista
Darrin Henein, responsabile del design presso Mozilla Firefox per dispositivi mobili, spiega in modo convincente perché l’ottimismo sia così importante per il successo.
“Credo che una delle cose più preziose che ho imparato nel corso degli anni sia proprio quella di essere estremamente opportunista”, afferma Henein. “Cerco sempre di analizzare una situazione o un problema e di capire quale strada possiamo intraprendere da lì per andare avanti”. Nessun problema è troppo grande per essere risolto: è una cosa che ho imparato anche nella mia vita privata. La me stessa più giovane e meno matura avrebbe gettato la spugna più facilmente quando le cose si facevano difficili. Col tempo ho imparato che le cose che valgono la pena di essere fatte richiedono impegno e sono difficili. Bisogna solo superare i momenti difficili.»
15. La comunicazione è fondamentale
Alexander Mayes, designer di prodotto presso Instagram, sottolinea l'importanza delle competenze trasversali.
“Molti designer si concentrano sull’essere artisti di grande maestria e puntano alla perfezione, ma dimenticano come comunicare e relazionarsi con gli altri”, spiega Mayes. “Se vuoi diventare un leader o avere successo nel mondo, devi essere in grado di influenzare e relazionarti con le persone in modo significativo”.”
Avere buone capacità relazionali può fare davvero la differenza quando si lavora come designer in un’azienda, grande o piccola che sia. Prenditi il tempo necessario per ascoltare davvero i colleghi quando hanno qualcosa da dire e, quando devi fornire un feedback o discutere di un problema, assicurati che le tue critiche siano costruttive e rispettose. Evitare malintesi sul lavoro può contribuire notevolmente a risparmiare tempo e ad aumentare la produttività.
16. Non lasciare che i consigli sulla produttività ti stressino
Designer e scrittrice freelance Jamie Veron offre un consiglio azzeccato per il nostro ultimo suggerimento. Osserva che a volte le regole e la pressione di dover essere il più efficienti possibile possono rivelarsi distruttive:
“D’altra parte, penso che le routine e i consigli sulla produttività siano ottimi”, dice. “Ma se ti causano più stress perché ti sembra di non riuscire a seguirli alla perfezione, allora diventano un ostacolo. Non renderti infelice solo per seguire una routine. Dovrebbe aiutarti. Se non ti aiuta, aspetta finché non ti sarà davvero utile.”
Valuta quali consigli funzionano meglio per te. Provali per un po’, ma se ti causano stress e non hanno un grande effetto, allora lasciali perdere. Non tutti i consigli funzionano per tutti.
