Che tu sia un libero professionista o gestisca una piccola impresa, la tua vita da professionista creativo richiederà inevitabilmente un corso intensivo di contabilità. Devi comprendere la tua situazione finanziaria per assicurarti di rispettare le leggi fiscali, ottenere i rimborsi spese che ti spettano e gestire i rapporti con i clienti.
Le conseguenze di una gestione contabile inadeguata possono essere gravi e, a lungo termine, finire per costarti di più. Abbiamo deciso di intervistare alcuni esperti del settore per comprendere meglio gli aspetti fondamentali della contabilità per i professionisti del settore creativo.
Freshbooks Il direttore marketing Shawn Cadeau e il contabile professionista presso BookkeepingDirect.com Gabrielle Fontaine ha risposto ad alcune delle domande più frequenti relative alle fatture, ai cambi di valuta e ha fornito consigli sorprendenti su come ottenere pagamenti più rapidi dai clienti (una ricerca di Freshbooks dimostra che un linguaggio cortese nella fattura aiuta a ricevere i pagamenti 5% più velocemente!).
Ecco cosa devi sapere sulla contabilità se sei un professionista creativo:
Format: Andiamo al sodo: dovrei semplicemente assumere un commercialista?
Shawn Cadeau: Dipende da te e dalle tue competenze in materia di contabilità, oltre che dalla tua conoscenza delle leggi fiscali.
È consigliabile affidarsi a un professionista per le attività più complesse che rivestono un ruolo fondamentale per l’azienda, come ad esempio la preparazione della dichiarazione dei redditi. Il sistema fiscale statunitense è uno dei più complessi al mondo e, per un libero professionista o il titolare di una piccola impresa, può risultare difficile districarsi da soli.
Investire in un professionista significa poter contare su un esperto sempre aggiornato sulle leggi fiscali in continua evoluzione. Inoltre, potrà aiutarti a pianificare in anticipo eventuali aumenti delle imposte che potrebbero profilarsi all'orizzonte.
Per gestire la contabilità quotidiana, come l’invio delle fatture, la registrazione delle spese e il monitoraggio delle ore lavorative, molti professionisti creativi riescono a occuparsi di queste attività da soli se utilizzano il software giusto. E per “giusto” intendo semplice.
Il software dovrebbe aiutarti a fare più cose in modo più efficiente, non rallentarti. Se il tuo software di contabilità richiede un manuale d'uso spesso come un elenco telefonico per poterlo utilizzare, probabilmente non fa al caso tuo.
Fortunatamente, oggi ci sono più opzioni che mai per i liberi professionisti e i titolari di piccole imprese. Trova il software pensato appositamente per te.
Quali informazioni essenziali devono figurare su tutte le mie fatture?
Shawn: Sembra semplice, ma più la tua fattura è chiara e lineare, più sarà facile per il tuo cliente pagarti. Ecco una breve lista di controllo con tutto ciò che ti consigliamo di includere nelle tue fatture:
- Fattura # (aiuta sia te che il tuo cliente a mantenere l'ordine)
- Nome della vostra azienda e informazioni di contatto
- Oggetto della fattura (descrizione dell'articolo/servizio, costo orario/del progetto, ecc.)
- Importo dovuto (totale parziale, imposta e totale)
- Condizioni di pagamento (data di scadenza del pagamento, indicazioni chiare sulle modalità di pagamento desiderate: assegni, carte di credito, bonifici bancari, ecc.)
- Un “grazie” (Che ci crediate o no, FreshBooks’ (alcune ricerche dimostrano che un linguaggio cortese nella fattura aiuta a ricevere il pagamento più rapidamente)
- Il vostro logo (La nostra ricerca dimostra inoltre che le fatture con un logo hanno una probabilità 10% maggiore di essere pagate)
I servizi creativi sono soggetti all'imposta sulle vendite?
Gabrielle Fontaine: Dipende dai servizi e dal prodotto venduto, nonché dalle leggi dello Stato in cui avviene la vendita. Dovrai verificare con le autorità locali per sapere se sei tenuto ad applicare l’imposta sulle vendite o meno, poiché ogni Stato (e persino alcune città) ha leggi diverse su ciò che è soggetto a tassazione e ciò che non lo è.
Quali spese sono considerate spese professionali se lavoro come libero professionista?
Gabrielle: In breve, qualsiasi cosa che contribuisca alla gestione della tua attività o alla produzione di ciò che vendi ai tuoi clienti. L’IRS direbbe che dovrebbe essere usuale e necessaria per la tua attività. In caso di dubbi, chiedi al tuo commercialista.
In quali casi mi servirebbe tenere traccia delle ore fatturabili? In che modo questa funzione può essere utile per un professionista del settore creativo?
Shawn: Quando si lavora in proprio, il tempo è la risorsa più preziosa: le ore della giornata non bastano mai. Tenere traccia del tempo impiegato, che sia fatturabile o meno, è un ottimo modo per comprendere davvero la propria attività e capire dove va a finire il proprio tempo.
Scoprirai a quali clienti dedichi più tempo o quali tipi di progetti richiedono meno o più tempo per essere portati a termine — e dopo alcuni mesi di monitoraggio di queste informazioni, sarai in una posizione migliore per prendere decisioni importanti riguardo ai tuoi prezzi e a quali clienti o progetti siano più adatti alla tua attività.
Ho persino visto imprenditori che si divertono un po’ con questa pratica e registrano ogni giorno il tempo che trascorrono su Facebook o guardando la televisione, anche solo per fare un confronto con la realtà. Il monitoraggio del tempo è una delle cose migliori che si possano fare per la propria attività.
Qualche consiglio su cosa fare se un cliente non risponde a una fattura o non la paga?
Shawn: Fai un seguito. Una buona, vecchia telefonata può fare miracoli.
Se ti capita spesso di avere a che fare con ritardi nei pagamenti da parte dei clienti, valuta la possibilità di applicare penali per ritardato pagamento sulle tue fatture e specificalo chiaramente nelle condizioni di pagamento quando invii una fattura.
Suggerimento: se stai utilizzando FreshBooks, puoi attivare dei promemoria automatici per i pagamenti in ritardo che verranno inviati a cadenza regolare per aiutarti a ricevere i pagamenti più rapidamente.
Secondo te, qual è l’errore più grave che un professionista creativo può commettere nella gestione della propria contabilità?
Shawn: Non dare la priorità alla fatturazione. Essere pagati è una parte importante dell’attività, ma tenere traccia di chi ti deve dei soldi e inviare le fatture di solito non è un’attività che la maggior parte dei professionisti creativi apprezza. Il flusso di cassa è uno dei principali fattori che mettono a rischio le piccole imprese, quindi è importante tenerne sotto controllo l’andamento. Prima invii una fattura, prima verrai pagato.
All’inizio, la contabilità può sembrare davvero scoraggiante. Trovi un cliente, svolgi il lavoro e poi non sai nemmeno come emettere la fattura! Qual è il primo passo per un libero professionista alle prime armi?
Shawn: Inviare la tua prima fattura può essere allo stesso tempo emozionante e un po’ spaventoso, ma rendilo una priorità. Hai svolto il lavoro e te lo sei guadagnato. Goditi questo primo traguardo.
Per semplificare il processo e renderlo parte integrante della tua routine lavorativa, individua fin dall’inizio un sistema o uno strumento che ti aiuti a gestire la fatturazione in modo più efficiente. Mantenere l’ordine e inviare fatture dall’aspetto professionale trasmette il messaggio giusto ai tuoi clienti. Inoltre, ti eviterà di trovarti in difficoltà al momento della dichiarazione dei redditi.
Come faccio a emettere una fattura a qualcuno che si trova in un altro Paese? Che impatto ha sulla mia contabilità il fatto di essere americano ma di emettere una fattura per l’Inghilterra?
Gabrielle: Se la tua attività ha sede negli Stati Uniti, probabilmente emetterai le fatture in dollari statunitensi (USD). La cosa migliore è mantenere le cose semplici. Quando si fanno affari a distanza, i clienti pagheranno probabilmente con carta di credito, quindi non dovrai occuparti della conversione.
La banca emittente della carta di credito provvederà alla conversione del pagamento per conto tuo. Potrebbe essere prevista una commissione, che solitamente è a carico di chi effettua il pagamento della fattura. Tuttavia, potrebbe esserci una commissione associata al conto commerciale o al gateway che stai utilizzando. Se hai dubbi al riguardo, puoi rivolgerti al tuo fornitore di servizi di pagamento.
Shawn: Se stai usando FreshBooks, se necessario, puoi emettere fatture in diverse valute. Puoi inoltre avvalerti di FreshBooks Payments per ricevere pagamenti con carta di credito senza dover configurare un conto commerciante, cosa che può rappresentare un ostacolo per molti liberi professionisti e titolari di piccole imprese.
