Ti viene un brivido di terrore ogni volta che accedi alla tua casella di posta? L’elenco delle sottocartelle è fuori controllo? I tuoi amici ridacchiano vedendo quel numero enorme che compare sull’icona della posta sul tuo telefono? Sembra proprio che tu abbia bisogno di un po’ di aiuto per padroneggiare l’arte della gestione delle e-mail! Niente paura: siamo qui per offrire un po’ di aiuto ai nostri colleghi creativi, dal nostro software preferito per la gestione delle email ai nostri migliori consigli per gestire la posta in arrivo.
Ma prima…
Allora, perché è importante gestire le e-mail?
Come creativo, probabilmente dedichi la maggior parte del tuo tempo alla creazione, mentre le attività amministrative indispensabili le infili dove riesci. Questo spesso ti costringe a rincorrere il lavoro arretrato, sacrificando preziosi fine settimana per districarti tra fatture o una casella di posta traboccante. Peggio ancora, queste attività amministrative possono iniziare a influire sul tuo effettivo nel lavoro, che si tratti di perdere un’e-mail importante da un cliente o di non rispettare la scadenza di una fattura. Ecco perché è così importante padroneggiare la gestione delle e-mail: ti permette di dedicare il tuo tempo all’attività più importante di tutte, ovvero produrre un lavoro eccellente per i tuoi sito web di portfolio online, in modo da poter acquisire più clienti.
(Non hai ancora un portfolio online? Niente paura! Usa un costruttore di siti web; puoi creare uno splendido portfolio online in pochi minuti. Assicurati di sceglierne uno con bei modelli così potrai mettere in mostra tutti i tuoi fantastici lavori e lasciare a bocca aperta i tuoi clienti! Vale anche la pena sceglierne uno che abbia un blog integrato, il che è ottimo per aumentare il traffico sul tuo sito, e un negozio online, nel caso in cui volessi vendere i tuoi prodotti direttamente dal tuo portfolio online.)
Non vedo l'ora di avere più tempo per curare Il tuo portfolio? Vediamo insieme queste strategie per organizzare le email: ti porteremo a “Inbox Zero” in men che non si dica!
1. Rilassati
Uno degli errori più grandi che si possano commettere quando si cerca di organizzare al meglio la posta in arrivo è stressarsi troppo nel tentativo di smaltire tutte le e-mail in una volta sola. Rilassati! Raggiungere l’“inbox zero” è un obiettivo fantastico a cui aspirare, ma non dovresti nemmeno sentirti in colpa per avere delle e-mail non lette quando sei così impegnato, a sfornare opzioni di design per i clienti o per organizzare la tua prossima Servizio TFP. Il modo migliore per gestire le e-mail è, ironicamente, resistere alla tentazione di controllare continuamente la propria casella di posta. Questo è anche un ottimo modo per migliorare la propria cura di sé.
2. Riservare dei momenti specifici per rispondere alle e-mail
Quante volte, appena ti svegli, prendi il telefono e controlli le e-mail? Ogni giorno, vero? Basta. Una delle cose migliori che gli artisti possano fare per se stessi è occuparsi dei piccoli dettagli, un passo alla volta. Dedicate alcuni momenti della giornata esclusivamente a controllare la vostra casella di posta. Sappiamo che la tentazione di dare un’occhiata è forte, ma dovete attenervi al piano! Ridurrete così i livelli di stress, e inoltre è ottimo per gestione del tempo: sarai più produttivo, dato che non controllerai la tua casella di posta ogni 60 secondi.
Hai ancora delle e-mail da sbrigare e il tempo a tua disposizione è finito? Allontanati dalla posta in arrivo! È altrettanto importante limitare il tempo effettivo che dedichi alla posta in arrivo per organizzare le e-mail.
3. Applica la regola dei due minuti
C'è qualcosa nella tua casella di posta a cui potresti rispondere in due minuti o meno? Prova a occupartene subito. Questo ti aiuta a mantenere la tua casella di posta ordinato, ma ti aiuta anche a dedicare il tempo che impieghi a rispondere alle e-mail ad attività che richiedono un po’ più di tempo e attenzione.
4. Mantieni l'ordine
Contrassegnare le e-mail sembra una buona idea sul momento, ma, il più delle volte, non fai altro che aumentare il carico di lavoro del te stesso del futuro. Non essere troppo severo con te stesso e mantienilo in ordine. Le impostazioni dell’account e-mail sono facilmente personalizzabili. Sei una persona creativa: l’aspetto visivo è il tuo forte, quindi perché non rifletterlo nelle impostazioni della tua posta? Chi ha detto che gestire la posta in arrivo non possa essere divertente? Prova a classificare le tue email con colori diversi e a organizzare i messaggi in cartelle separate. Avere cartelle diverse relative a scadenze o eventi imminenti può essere un ottimo modo per mantenere la tua casella di posta in ordine. I filtri e le cartelle sono strumenti fantastici per la gestione delle email, facili da imparare a usare in poco tempo e che ti semplificano immediatamente la vita una volta che hai capito come funzionano.
5. Prova un software per la gestione delle e-mail
Oggi sul mercato sono disponibili tantissimi ottimi sistemi di gestione della posta elettronica. Postbox Express È un ottimo software per la gestione delle e-mail che può aiutare i liberi professionisti e i creativi a organizzare la propria casella di posta. Ed è gratuito! Il suo sistema di archiviazione delle e-mail organizza le tue e-mail al posto tuo, creando varie schede proprio come farebbe un browser web. Gli utenti possono anche pubblicare facilmente contenuti sui propri account social tramite Postbox Express, oltre a importare foto del profilo e rubriche direttamente su Facebook o LinkedIn. Questo è solo uno dei tanti sistemi di gestione della posta disponibili sul mercato che offrono soluzioni di archiviazione delle e-mail altrettanto fantastiche, consentendoti di tenere sotto controllo le tue nuove ed entusiasmanti prospettive di carriera. Eccone alcuni altri che ci piacciono:
Edison Mail: Dispone di un assistente integrato che classifica le e-mail al posto tuo, oltre a una funzione di ricerca ultraveloce e notifiche intelligenti.
"In arrivo" quando pronto: Questa estensione per Chrome ti nasconde la posta in arrivo, ormai piena zeppa, così potrai scrivere le tue e-mail in tutta tranquillità, senza lo stress causato dalla posta in arrivo.
Email in arrivo: Usa un indirizzo e-mail temporaneo gratuito per registrarti a vari servizi (senza che il tuo effettivo (indirizzo e-mail su qualsiasi lista!).
Puoi scoprire di più qui ci sono diverse opzioni divertenti.
6. Quando puoi, cerca di avere conversazioni autentiche
Conversazioni via e-mail che potrebbero essere sostituite con un breve chattare in tempo reale sono la rovina dell’esistenza di ogni professionista. Cosa puoi fare per affrontare questo problema? Sii proattivo e aiuta tutti a evitare il sovraccarico di e-mail. Sii tu a dare il via alle conversazioni faccia a faccia e incoraggia gli altri a comunicare con te allo stesso modo. Esistono inoltre diverse app di messaggistica che consentono a te, ai tuoi colleghi o ai tuoi clienti di rimanere sempre aggiornati. Slack è un’ottima opzione per tenersi in contatto ed è anche una delle preferite dai creativi.
7. Creare risposte predefinite
Probabilmente capita fin troppo spesso di ritrovarsi a scrivere la stessa identica risposta a trenta persone diverse nel corso della settimana. Il tuo messaggio di ringraziamento ai clienti è sempre piuttosto standard, e la tua spiegazione del tuo portfolio o delle tue tariffe è di solito esattamente la stessa. (Consiglio da esperto: inserisci le tue tariffe sul tuo portfolio, così non dovrai inviare tutte quelle e-mail!) Un consiglio fondamentale per gestire la posta in arrivo: le risposte predefinite! Prepara in anticipo una serie di risposte automatiche per diverse situazioni comuni; in questo modo, potrai dedicare più tempo prezioso alla creazione del tuo portfolio online.
8. Semplifica il processo di revisione da parte dei clienti
Gestire il continuo scambio di email con i clienti, che sembra non finire mai, può essere un vero e proprio grattacapo. Un modo per mettere ordine nella gestione della posta elettronica? Creare un sito web con funzionalità di revisione online da parte del cliente integrata. In questo modo, potrai ridurre il numero di file enormi inviati per le approvazioni e le modifiche e gestire il tutto direttamente dal tuo portfolio online.
9. Metti in pratica la regola dell'80/20
Questo concetto — spesso utilizzato in economia—può essere applicato praticamente a qualsiasi cosa… compresa la gestione delle e-mail. L’idea di fondo è che l’80% dei risultati derivi solo dal 20% delle azioni. Quando si tratta di gestione delle e-mail, inizia chiedendoti quali e-mail ti offrono il maggior valore (ovvero, cosa è il tuo (20%?), e agisci di conseguenza per ottenere risultati significativi. Dai priorità alle e-mail che portano a nuovi clienti, colloqui e opportunità di networking, e probabilmente noterai un notevole miglioramento della tua produttività complessiva.
Ora che hai a disposizione questa lista di consigli per gestire al meglio la tua casella di posta, l'ambito traguardo dell'Inbox Zero è alla tua portata: in bocca al lupo!
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